Las reuniones son una parte importante de nuestro dÃa a dÃa. Sea que trabajes por tu cuenta, en el sector público o corporativo, reunirse por lo menos una vez al dÃa es casi inevitable. Aún en el ámbito personal, pareciera que no podemos librarnos de ellas.
El problema es que nos consumen demasiado tiempo, y precisamente por esa experiencia, a veces las personas no quieren participar de ellas, o asumen una actitud negativa. ¿Cómo evitar que sean una pérdida de tiempo?
Hoy te comparto algunas recomendaciones para que pongas en práctica en tu plano personal, y que tal vez quieras compartir con algunos de tus compañeros de trabajo para hacer de la experiencia una más efectiva.
¿Para qué es la reunión?
Seamos honestos, hay reuniones que se hacen por uso y costumbre, aunque no sean absolutamente necesarias. Hay otras que se hacen a la prisa, debido a alguna "emergencia" para atender asuntos imprevistos. Sea como sea, las reuniones tienen que tener un asunto. ¿Cuál es el motivo de la reunión que has convocado?
Haz una convocatoria con un objetivo claro y un acercamiento adecuado
El primer paso para lograr una reunión efectiva es tener un objetivo definido. Su propósito será determinante, para que puedas planificar adecuadamente todo lo que se haga y discuta allÃ.
Y es preciso que, cuando invites a los participantes, éstos sepan cuál es el tema que se va a tratar. Incluso, puedes adelantarles varios de los puntos en la agenda, de modo que vayan preparados y con todo lo que necesitan para aprovechar bien el tiempo.
A raÃz de ese objetivo, lo próximo es establecer cuál será la participación del resto del grupo. ¿Se trata de una reunión informativa o de toma de decisiones? ¿Vas a plantear un problema, en busca de soluciones? ¿Es para evaluar un asunto o documento, o para un intercambio de ideas (brainstorming)? La respuesta a estas preguntas es fundamental, para que elijas la estrategia, materiales, lugar y el tiempo que necesitas para tu reunión.
Si fuera necesario que lean un documento previo a la reunión, anéjalo en tu convocatoria, no sin antes proveerles un resumen de los puntos de dicho documento. Es una muy mala costumbre anejar archivos extensos, excepto que sea estrictamente necesario.
Ahora, si requiere que sean los participantes quienes traigan algún documento, idea, ejemplo o información para la reunión, indÃcalo de manera clara en la invitación a la reunión. Nunca asumas que "se sobre entiende", porque tal vez las demás personas están lidiando con otros asuntos al momento de leer tu mensaje, y no prestaron suficiente atención a tu entrelÃneas.
Y ten siempre en cuenta que quien organiza la reunión tiene la responsabilidad de indicar de forma precisa todo lo que se requiere para ese diálogo y asà usar el tiempo de forma efectiva.
Calendarizar, escoger el lugar y tiempo de duración
¿Alguna vez has tenido que acudir a una cita médica un lunes a primera hora de la mañana? Como te podrás imaginar, es un horario "mortal" y seguramente preferirÃas una hora y fecha "más cómoda" para tu ocupada agenda. Pues lo mismo le pasa a tus colegas cuando escoges un dÃa y hora poco acertados para tu reunión.
Tal vez tus opciones en el calendario son limitadas, pero siempre puedes anticipar cuándo es el momento más productivo para conversar. Evita las reuniones un lunes a primera hora, igual que un viernes al final del dÃa. Si no tienes más remedio, sé puntual, organizada y ve al grano,
Si tienes que escoger un lugar, siempre elige aquél que sea céntrico, que esté limpio y que sea un área que propicie el diálogo. Toma en cuenta su accesibilidad, si en el grupo hay alguna persona con impedimentos; asegúrate también que no haya distractores (ruido, gente interrumpiendo).
Si se trata de tu oficina, vela que sobre tu mesa o escritorio no haya documentos confidenciales o triviales, y que tus invitados se sientan en un ambiente amigable para conversar.
¿Cuánto debe durar una reunión?
Dependerá del tema y el número de participantes. Si aspiras a que todos ofrezcan un informe o sus comentarios sobre un asunto, desde luego que no va a durar diez minutos. Pero tampoco debes pasar de 30 minutos (45 como mucho). Si es una reunión ejecutiva, donde un grupo grande de personas tiene que detallar sus labores o logros, entonces puedes contar con que va a pasarse de una hora.
Si es para un asunto sumamente sencillo, ¿hace falta que sea una reunión en persona? A veces los colegas agradecen infinitamente que, en vez de sacarlos de la oficina por un par de horas, se reúnan vÃa teleconferencia o video conferencia. De este modo, todos se ahorran tiempo, lo que propende a la efectividad del diálogo.
¿La reunión es con quién...?
Invita sólo a las personas necesarias. Tener demasiadas personas atropella la oportunidad de diálogo y hace que el tiempo se te escape, si todos quieren dar su opinión. La regla de oro es que los participantes tengan poder decisional. Sino, tú misma estarÃas operando en contra de la efectividad, tanto de la reunión como de los procesos.
¿Alguien no puede venir a la reunión? Si es una persona absolutamente necesaria, puedes aceptar que envÃe un representante... pero de igual modo, que tenga la capacidad de tomar decisiones, o cuando menos, de ofrecer sugerencias a nombre del grupo que representa. Y si van a enviar a un representante, no dejes que sea un elemento sorpresa. Recomienda a los participantes que lo informen antes de la reunión, porque eso te ayuda a organizarte.
Si alguna persona se excusa, y entiendes que no es necesario que alguien lo sustituya, sé diligente en calendarizar una llamada con esa persona inmediatamente después de la reunión, para que le pongas al tanto de lo discutido y los acuerdos tomados.
Los roles en una reunión
Una buena práctica que puedes considerar para tus reuniones es la definición de roles y la participación del grupo.
Tu rol, como organizadora de la reunión, es de lÃder: tu función es dirigir el diálogo y garantizar que las conversaciones no se desvÃen del tema.
Pero además está la persona que vigila el tiempo, para ayudarte a hacer efectiva en la conversación; y también está la persona que toma los apuntes o minutas de la reunión. Todas estas funciones se deben definir antes de que comience la reunión.
Nunca falta en una reunión un participante que, a propósito o sin quererlo, es más hablador o quiere tener el control de la reunión. Es tu tarea, como organizadora de la convocatoria, mantener a esa persona en su lugar. ¿Significa que no lo vas a dejar hablar? No, sino que amable y educadamente, debes asumir la dirección de la reunión, evitando que "te roben" tu rol como lÃder.
Inicio de la reunión
En más de una ocasión he asistido a reuniones en que, quien las dirige, tiene un serio problema para romper el hielo. Comenta las noticias del dÃa, las condiciones del tiempo, se saca de la manga un halago a uno de los participantes, en fin... la creatividad en ese renglón nunca ha dejado de asombrarme.
¿He caÃdo en esa trampa yo? Seguramente sÃ. Y debo reconocer que no hay peor enemigo de una reunión efectiva que no saber romper el hielo.
Piensa que las personas que asisten están dejando de hacer otras cosas en su ocupada agenda para venir a sentarse contigo a discutir asuntos importantes (aún si eres la jefa). Algunos quizás han tenido que atravesar media ciudad, pasar por el caótico problema de encontrar estacionamiento y atender varias llamadas en el camino, asegurarse que delegan apropiadamente mientras están en reunión (algunos a duras penas desayunaron o almorzaron)... ¿y cuando llegan tú inicias de una manera "soft", mencionándoles tÃmidamente que está lloviendo? Si fueras tú, ¿te gustarÃa estar en sus zapatos?
La recomendación es que tengas una práctica amigable para recibirlos, puede ser tenerles un café, una notita positiva en los lugares donde van a sentarse o algo tan sencillo como imprimir la agenda con los asuntos a discutir. No hablo de que gastes un dineral en una mesa con pastelillos y diferentes clases de café, sino de algo sencillo que ayude a la persona a relajarse y enfocarse en la conversación que están próximas a tener.
La agenda impresa les da a los participantes la confianza de que no están allà para darle vuelta al asunto, a pasar una hora sentados sin llegar a ninguna parte. Es más, les ayuda a ir haciendo sus anotaciones sobre lo que tienen que aportar al respecto.
Una notita positiva les deja claro que valoras su participación y que son importantes en las decisiones que están próximos a tomar.
Una vez se hayan incorporado todos los participantes y estés lista para comenzar, por favor comienza con una sonrisa y con un saludo educado. Házles sentir bienvenidos, importantes, a gusto. Si por el contrario, empiezas con el ceño fruncido y demasiado seria, esos gestos cerrarán los canales de comunicación y convertirán la reunión en un encuentro pesado.
Abstente de los chistecitos que no vienen al caso, y a menos que la reunión sea para asuntos religiosos, deja a un lado la lectura de motivaciones y pensamientos de celebridades (excepto que sean sumamente cortos y pertinentes para la agenda de la reunión), porque es tiempo que puedes ganar para la discusión que les compete.
Ve al grano
¿Recuerdas el tema de la reunión? ¿Aquél que enviaste en la convocatoria a las personas con quien te querÃas reunir? Ese debe ser el primer asunto a discutirse. Manténte siempre en el tema y con los puntos en agenda, para que aproveches bien el tiempo.
Seguramente el objetivo principal del diálogo requiera abordar otros sub-temas. En ese caso, anótalos y ordénalos por prioridad a favor del tema de la reunión, y los vas dicutiendo poco a poco, evitando perder el enfoque del objetivo de la reunión
¿Quieres que las personas te ofrezcan comentarios o ideas sobre algún asunto? Una estrategia para ser efectivos es pedirles esas contribuciones por escrito y de antemano. De esta manera, no sólo te aseguras de que se involucran en el tema, sino que te ayuda a prepararte, y al reunirse, usas mejor el tiempo para darles tu "feedback".
Participación del grupo durante la reunión
Una reunión nunca debe ser restrictiva para los participantes. Aunque seas quien la dirige, no debes asumir que sólo tú puedes hablar o dar instrucciones. Los participantes deben sentir que sus preguntas y opiniones son bienvenidas, siempre y cuando se hagan con respeto.
Si van a tomar decisiones, diles que esperas que brinden argumentos claros y sustentados a favor o en contra de las alternativas, de modo que al salir, sea cual sea la determinación, sientan que han sido escuchados y que sus puntos de vista han sido considerados.
También es preciso que mantengas el diálogo sin que haya interrupciones cuando otros hablan, y que se evite el uso de celulares (excepto en casos especiales).
Establece un tiempo para las preguntas y respuestas. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. DeberÃas fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.
Toma de decisiones y plan de acción
Toda reunión debe finalizar con decisiones a tomar o un plan de acción a seguir. La persona que toma la minuta debe recapitular lo que se ha discutido, leyendo los acuerdos a los que llegaron.
Estos acuerdos deben indicar claramente quién, cuándo y cómo se deben llevar los acuerdos y ;os participantes deben comprometerse a cumplirlos. Si hay alguna ambigüedad, han perdido su tiempo.
Las minutas o anotaciones deben enviarse a todos los participantes, cuanto más pronto, mejor. Éstas también debe indicar de forma especÃfica quién le va a dar seguimiento a los acuerdos. No todo tienes que hacerlo tú, si se trata de un trabajo en equipo. Y en la medida de lo posible, recordarles las fechas importantes para los asuntos que se discutieron, asà como la fecha para la próxima reunión.
La meta con estas recomendaciones es ayudarte a ser más eficiente con el uso de tu tiempo en tus reuniones, pero también darte la mano para que seas más productiva y en una ambiente de menos estrés. Espero que te hayan servido.